服务范围

当前位置:首页 / 服务范围 > 其他论文 >

文书档案的形成与归档整理

2019-12-24 16:49:40
  【硕士论文摘要】文书档案根据各单位工作职能的不同,明确具体的归档范围。研判材料是否归档的规律是:收集的文件材料与本单位的关系是否密切,将来有无利用价值。文书档案分别来自上级文件、本单位文件材料,同级单位文件材料和下级文件材料。文书档案的整理有其规律性,要掌握文书档案的归档范围、保管期限、分类组卷方法。按照文件形成的时间顺序,以件作为归档单位整理归档,尽量保持文件之间的关联。在归档文件首页上方的空白处加盖档号章,并填写有关的栏目内容。编制页码和打印目录,装盒入库上架存放。
  【硕士论文关键词】文书档案;归档;整理
  文书是在处理公务及社会活动中必须应用的信息材料,文书档案是保存起来的历史活动记录,具有历史性和查考性。文书档案直接来源于文书,文书是档案的前身,档案是文书的归宿,有了文书才有文书档案,没有档案,文书也就很难得到保存。形成文书的目的在于处理现实事务,形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律地组合起来,以发挥历史的价值作用。
  各个单位根据其工作职能的不同,形成的文件材料也不同,各自有其具体的归档范围。研判材料是否归档的共同规律是:收集的文件材料与本单位的关系如何?就是与本单位的关系是否密切,将来有无利用价值,从这一点出发可以有一个基本概念,对上级文件、本单位文件,同级文件和下级文件材料那些要归档,哪些不需要归档基本上做到心中有数。
  1文书档案的形成
  1.1上级文件的归档
  上级文件要归档的主要有二部分文件材料:一部分是针对本单位发的文件,如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报,这是最重要的依据材料,有的需要永久保存,有的需要长期保存。另一部分是国家、省、市县各部门发的法律、法规、政策规定,以后要作为执行的依据,要归档作为短期保存。
  1.2本单位文件材料的归档
  本单位的文件材料基本上都要归档,不仅仅是正式发文,不是红头文件的计划、总结、汇报、领导讲话、登记表、统计表、会议记录等等都要归档。重要的永久保存,一般的长期,作用不大的短期。包括:
  (1)本单位向上级机关申报的各类请示报告和批复文件。
  (2)党委发出的决定、决议、请示、批复、通知、通报。党委、党委扩大会议、党委民主生活会等会议纪要、记录。
  (3)党委关于成立合并或撤销组织机构、更改名称、启用印章等文件,党委思想工作方针、目标、考核细则等。
  (4)本单位各职能处室印发的各类文件,本单位制定的各项管理制度、办法。
  (5)本单位机构成立、合并、调整、撤销、更改名称和启用印章等的通知。
  (6)本单位编制的基本情况、单位历史、历史沿革、大事记及反映本单位历史与工作活动的资料,单位半年及年度工作计划、总结等。
  (7)干部、工人晋级工作总结和名单,职工工资调整、晋升、职称改革聘用等文件。职工任职、聘任、解聘、合同等文件。
  (8)职工调动、招聘、录用,大、中专毕业生分配等文件;医疗卫生类的有关规定、规章制度等。
  1.3同级单位文件材料归档
  同级机关,兄弟单位的材料主要看与本单位是否有关系,一般的参阅件不必归档,但合同、协议,重要的来往信件要归档,有的与本单位的文件材料一起归档(如合同、协议)重要的永久保存,一般的长期保存。
  1.4下级单位文件材料归档
  下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档,重要的长期保存,一般的短期保存。
  文书档案的全部文件材料,由文书处理人员(文书兼职档案员)负责收集积累,经初步分类整理于次年第二季度前向综合档案室移交。
  归档份数:各类文件材料一般归档一份,重要的本单位发文和对外发文为一式二份。
  2文书档案的整理
  文书档案的整理要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。整理档案也和其他工作一样有其规律性,也就是要掌握文书档案的归档范围,保管期限,分类组卷方法:
  2.1卷内文件排列
  按照文件形成的时间顺序,以件作为归档单位整理归档。尽量保持文件之间的关联(即反映同一问题的文件材料可放在一起归档),一份文件为一件,请示与批复合为一件。
  文件排列顺序为:正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后;转发件在前,被转发件在后;多种文字的同一文件,中文在前,其他文字在后;案件材料结论、决定、判决材料在前,依据材料在后。
  一般文件可按问题或时间顺序排列。对于作者、问题、名称单一的案卷,可按形成时间先后排列;由一个作者几个问题的案卷,按问题分成几组,每组按时间排列;由一个问题几个作者的案卷,可先按作者分开,每组按时间排列;几个作者几个问题的应先分问题再分作者,再按时间排列;涉及几个地区的,应先分地区,再按时间排列。
  2.2文件编号
  在归档文件首页上方的空白处加盖档号章,并填写有关的栏目内容。
  全宗号:档案局给立档单位编制的代号。
  类别号:不同门类档案的代号(文书档案的代号为A)。
  机构:文件形成或主管部门的简称或代号。
  件号:以年度为界线,一个保管期限编一个流水号。
  年度:文件内容针对的年度。
  期限:文件的保管期限(分为:永久、长期、短期)
  2.3案卷编目
  案卷编目工作内容有:编页(件)号、填写卷内文件目录和备考表,编制案卷封面和脊背等。
  每一件归档材料都要在每页统一的地方编制页码,按照年度、保管期限打印文件目录两份,一份作为检索目录,一份放入卷盒。填写卷盒内备考表,按照文件编号顺序装入档案盒并填写脊背上的盒号、档号内容,入库上架存放。
  经整理过的文书档案编目清晰查找方便,有利于为各项工作提供更好的服务。